현장 등록의 새로운 패러다임 '멀티베뉴 등록 운영' : 행사장이 세 곳이라면 등록데스크도 세 곳이어야 할까? (WCE 2025 사례)

행사장 어디든 가장 가까운 키오스크에서 명찰 발급

2025년 8월, 부산 BEXCO에서 열린 2025 기후산업국제박람회(World Climate Industry EXPO, WCE 2025).

대한민국 정부와 국제에너지기구(IEA), 세계은행(WB)이 공동 주최한 이 행사는 BEXCO 컨벤션홀, 제1전시장, 제2전시장에 걸쳐 동시 진행된 2만명 이상 대규모 국제행사였습니다. 세 개의 주요 공간에서 다섯 개의 행사가 동시에 운영됐고, 하나의 행사를 등록한 참가자는 다른 행사에도 자유롭게 입장할 수 있었습니다.

여기서 등록 담당자라면 이 부분은 가장 걱정 할 것입니다.

“어떻게하면 많은 참가자들이 병목 없이 빠르게 등록 할 수있을까??”

기존 방식대로라면 참가자는 자신이 등록한 행사의 등록데스크까지 가서 등록을 해야됩니다.
이번 행사 처럼 내가 등록한 행사 명찰로 다른 행사도 참석할 수 있더라도요.

• 컨벤션홀 참가자 → 컨벤션홀 등록데스크
• 제1전시장 참가자 → 제1전시장 등록데스크
• 제2전시장 참가자 → 제2전시장 등록데스크

그런데 이 방식에는 참가자 입장에서 분명한 불편이 따릅니다.

기존 멀티베뉴 등록의 문제점	참가자에게 생기는 불편
공간 또는 행사별 등록데스크 분리 운영	등록한 행사의 등록데스크까지 우선 찾아가야함
행사별 참가자 데이터 분리 운영으로 인한 데이터 누락 가능성	행사별 데이터 운영 미일원화로 인해 발생되는 병목
이동 후 다른 행사 재등록 필요	복잡한 동선과 길어지는 등록 체크인 시간

이렇게 할 수 밖에 없었던 이유는 행사 데이터 관리, 참가자 카테고리 및 명찰 디자인 등 구조적 한계가 있기 때문입니다.

행사가 커지고 공간이 넓어질수록, 등록 자체가 참가자의 이동 동선을 강제하는 구조가 됩니다.
FAIRPASS는 이 문제를 반대로 접근했습니다.

참가자가 등록데스크를 찾아가게 할 것이 아니라, 참가자가 들어오는 곳에 등록이 있으면 어떨까?

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등록을 한 곳에 모으지 않았습니다 — 키오스크 40대 분산 배치 전략

WCE 2025에서 FAIRPASS는 약 40대의 무인 키오스크를 BEXCO 전 공간과 주요 입구에 분산 배치했습니다.

하지만 이 전략의 핵심은 키오스크의 수가 아니었습니다.
중요한 것은 모든 키오스크가 하나의 통합된 참가자 데이터베이스에 연결되어 있었다는 것입니다.

분산 배치 운영의 실제 흐름

참가자 온라인 사전 등록
        ↓
FAIRPASS 통합 데이터 서버 (단일 참가자 DB)
        ↓
BEXCO 전 공간 키오스크 실시간 연동
        ↓
어느 입구에서든 QR 스캔 → 즉시 명찰 출력

이 구조 덕분에 다음과 같은 경험이 가능해졌습니다.

• 컨벤션홀로 먼저 들어온 참가자 → 컨벤션홀 입구 키오스크에서 바로 명찰 출력
• 제1전시장으로 바로 향한 참가자 → 제1전시장 키오스크에서 동일하게 발급
• 제2전시장 입구를 통해 입장한 참가자 → 별도 이동 없이 그 자리에서 처리 완료

내가 등록한 행사의 등록데스크가 어디 있는지는 더 이상 중요하지 않았습니다.
참가자는 어디로 입장하든, 그 곳에 등록 시스템이 이미 와 있었기 때문입니다.

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One Registration, Multiple Venues — 멀티베뉴 등록 운영의 정의

WCE 2025에서 실현된 방식을 FAIRPASS는 ‘Multi-Venue Registration(멀티베뉴 등록 운영)’ 이라고 정의했습니다.

하나의 등록 데이터를 기반으로, 여러 행사와 여러 공간에서 명찰 디자인과 참가자 카테고리에 상관없이 동일한 등록·발급 경험을 제공하는 방식.

구체적으로는 다음 구조로 작동합니다.

단계	기존 방식	멀티베뉴 등록 운영
사전 등록	행사별 개별 등록	1회 통합 등록
현장 체크인	지정 등록데스크 방문	가장 가까운 키오스크 이용
체크인 시간	병목되어 지연되는 체크인 시간	분산되는 참가자 체크인
데이터 관리	행사별 분리, 취합 별도 필요	실시간 자동 통합 및 데이터 연동

한 번의 등록이 하나의 명찰로 이어지고, 그 명찰 하나로 여러 행사와 여러 공간을 이동할 수 있는 구조.
WCE 2025는 FAIRPASS가 이 멀티베뉴 등록 운영을 국내에서 처음으로 구현한 사례가 되었습니다.

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키오스크가 아니라 ‘데이터 연결’이 핵심이었습니다

멀티베뉴 운영에서 키오스크는 도구일 뿐입니다. 진짜 핵심은 온라인 등록 데이터, 현장 운영 시스템, 키오스크, 명찰 발급이 하나의 흐름으로 끊김 없이 연결되는 것입니다.

이 연결이 없다면, 키오스크를 아무리 많이 배치해도 결국 참가자는 본인이 등록된 행사의 등록처를 다시 찾아야 합니다.

FAIRPASS가 WCE 2025에서 제공한 통합 인프라

• ✅ 온라인 등록 플랫폼 — 사전 등록 데이터 수집 및 참가자 정보 통합 관리
• ✅ 실시간 데이터 연동 — 키오스크 40대가 단일 서버에 연결, 어느 기기에서도 동일 데이터 접근
• ✅ 무인 체크인 키오스크 — QR 스캔 한 번으로 신원 확인 및 체크인 완료
• ✅ 현장 즉시 명찰 출력 — 대기 없이 그 자리에서 100% 종이 친환경 명찰 전면 출력
• ✅ 통합 운영 대시보드 — 전 공간 참가자 현황을 실시간으로 한눈에 파악

FAIRPASS는 단순히 명찰을 출력하는 장비를 제공하는 것이 아닙니다.
온라인 등록부터 현장 체크인과 명찰 발급까지 하나의 데이터로 연결하는 행사 운영 인프라를 만드는 것입니다.

WCE 2025는 그 가능성을 실제 대형 국제행사 현장에서 검증한 사례였습니다.

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FAIRPASS와 함께라면, 행사의 규모가 곧 강점이 됩니다

멀티베뉴 행사, 동시 다발적 콘퍼런스, 대규모 전시 박람회. 행사가 복잡해질수록 등록 운영의 설계가 전체 행사의 질을 좌우합니다.

FAIRPASS는 WCE 2025를 통해 증명했습니다.
규모가 커지더라도 데이터가 연결되어 있다면 참가자 경험은 오히려 더 단순하고 매끄러워질 수 있다는 것을.

• 행사 규모가 크거나 장소가 여러 곳으로 나뉘어 있나요?
• 동시에 운영되는 세션이나 프로그램이 복수로 있나요?
• 등록 대기줄과 데스크 인력 운영에 어려움을 겪고 있나요?

FAIRPASS의 멀티베뉴 등록 운영 솔루션이 귀 기관의 행사에 어떻게 적용될 수 있는지, 지금 바로 문의해 주세요.

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FAQ

Q. 멀티베뉴 등록 운영이란 무엇인가요?

멀티베뉴 등록 운영(Multi-Venue Registration)이란 하나의 온라인 등록 데이터를 기반으로, 여러 행사장 또는 복수의 공간에서 동일한 체크인·명찰 발급 경험을 제공하는 방식입니다. 참가자는 특정 등록데스크를 찾아갈 필요 없이, 어느 입구에서나 가장 가까운 키오스크에서 즉시 명찰을 수령할 수 있습니다. FAIRPASS는 WCE 2025(2025 기후산업국제박람회)에서 이 방식을 국내 최초로 구현했습니다.

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Q. 행사장이 여러 곳일 때 등록데스크는 어떻게 운영해야 하나요?

전통적으로는 공간별로 등록데스크를 별도 운영하지만, 이 경우 참가자가 자신의 등록 장소를 미리 파악해야 하고 참가자 등록에 병목이 발생됩니다. FAIRPASS의 멀티베뉴 솔루션은 키오스크를 각 공간 입구에 분산 배치하고, 모든 기기를 단일 참가자 데이터베이스에 연결함으로써 어느 입구에서나 등록·발급이 가능한 구조를 구현합니다. WCE 2025에서는 이 방식으로 BEXCO 전 공간에 40대의 키오스크를 분산 배치해 운영했습니다.

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Q. 무인 키오스크 체크인과 기존 등록데스크 운영의 차이는 무엇인가요?

기존 등록데스크 방식은 운영 인력이 상주해 참가자 명단을 조회하고 명찰을 수동으로 배부하는 구조입니다. 반면 FAIRPASS 무인 키오스크는 QR 스캔 한 번으로 신원을 자동 확인하고 현장에서 즉시 명찰을 출력합니다. 인력 비용을 절감하면서도 대기 시간을 크게 줄일 수 있고, 실시간 통합 대시보드를 통해 전 행사장의 입장 현황을 동시에 파악할 수 있습니다. 특히 멀티베뉴 환경에서는 데이터 연동 구조로 인해 단일 데스크보다 운영 효율이 더욱 높아집니다.